Dokumenty firmy OCR

Dokumenty firmy to usługa przeznaczona dla przedsiębiorstw prowadzących własną księgowość za pomocą Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT. Umożliwia pracownikom szybką wysyłkę dokumentów do działu księgowego firmy, np. w formie plików PDF lub zdjęć. Znacząco przyspiesza także wprowadzanie ich do systemu dzięki funkcji automatycznego odczytu (OCR). Przepływ dokumentów w firmie staje się prosty i zarazem skuteczny.

Usługa pozwala przenieść pracę z dokumentami do elektronicznego świata, a ścieżkę ich obiegu dostosować do potrzeb i specyfiki danej firmy. Dokumenty księgowe mogą być wysyłane bezpośrednio do Rachmistrza lub Rewizora albo przekazywane do osoby odpowiedzialnej za obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

Do wyboru są trzy sposoby pracy z dokumentami:

1. Automatyczna wysyłka do programu księgowego.
2. Możliwość akceptacji dokumentów oraz dodania do nich opisów przed wysyłką do programu księgowego.
3. Obieg dokumentów wewnątrz firmy.

Wybór sposobu pracy nie jest ostateczny. Można go zmienić w dowolnym momencie, co pozwala na odzwierciedlenie zmian w operowaniu dokumentami w ramach przedsiębiorstwa. W zależności od wybranego sposobu pracy, Dokumenty firmy dają inne możliwości.

Ten sposób pracy służy do bezpośredniego przesyłania dokumentów do programu księgowego: w formie plików PDF lub zdjęć. To najprostszy scenariusz, polegający na zdalnym dostarczaniu ich do księgowości oraz automatycznym odczytywaniu treści.

Pracownik, po zalogowaniu do usługi, ma dostęp do wysłanych dokumentów oraz możliwość dodania kolejnego. Podczas przekazywania istnieje możliwość dodania opisu. Następnie dokument zostaje wysłany do programu księgowego. Dopóki nie zostanie odebrany, można łatwo zmienić jego opis lub go usunąć, np. w razie pomyłki.

Ta opcja sprawdza się przede wszystkim w sytuacji, gdy przedsiębiorstwu zależy na błyskawicznym dostarczaniu dokumentów do księgowości, ale istnieje konieczność ich wcześniejszej weryfikacji/akceptacji. Należy wówczas wskazać użytkowników, którzy będą mogli jej dokonać.

Po wejściu w dostarczony dokument do wyboru są dwie opcje: zaakceptować i automatycznie wysłać go do programu księgowego lub odrzucić, co jest równoznaczne z usunięciem.

Sposób pozwalający na stworzenie własnej, elastycznej ścieżki przekazywania dokumentów wewnątrz firmy. Sprawdza się przede wszystkim w przypadku bardziej skomplikowanych procesów i zapewnia efektywny obieg dokumentów księgowych.

Załóżmy, że pracownik musiał oddać służbowy samochód do naprawy. Obieg dokumentu mógłby w takiej sytuacji wyglądać następująco:

1. Pracownik przesyła firmie fakturę za naprawę samochodu.
2. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami, po otrzymaniu i analizie faktury, przekazuje ją z powrotem do pracownika z prośbą o doprecyzowanie, o który samochód chodzi.
3. Pracownik opisuje dokument, podając konkretne dane, jak np. tablica rejestracyjna naprawionego pojazdu.
4. Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów weryfikuje poprawność merytoryczną dodanego przez pracownika opisu, a następnie przekazuje go do akceptacji dyrektora z własnym komentarzem, np. „szczegóły w opisie”.
5. Dyrektor zapoznaje się z opisem i jeśli wszystko się zgadza, akceptuje wydatek.
6. Osoba odpowiedzialna za obieg otrzymuje zaakceptowaną przez dyrektora fakturę i przekazuje ją do księgowości.
7. Księgowa wprowadza dokument do programu księgowego.

Jak widać na powyższym przykładzie, odpowiedzialny za przepływ pracownik może przeanalizować oraz dokonać kwalifikacji otrzymanych dokumentów, a następnie błyskawicznie przekazać je do odpowiednich osób w celu dokonania dalszych działań (np. uzupełnienia opisu czy sprawdzenia poprawności merytorycznej) lub akceptacji (np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego firmy).

Obieg można zakończyć poprzez wysłanie dokumentów do programu księgowego albo zamknąć go na poziomie usługi. Ta druga opcja dotyczy dokumentów, które nie wymagają dodatkowych czynności księgowych, jak np. faktura pro forma. W każdej chwili można także obejrzeć historię obiegu i przeanalizować, kiedy i do kogo trafił dany dokument oraz jaka było jego dalsza droga.

Firmy korzystające z Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT mogą kupić Dokumenty firmy na 1, 3 lub 12 miesięcy. Usługa objęta jest dodatkowym abonamentem – odrębnym od Abonamentu do użytkowanego programu.

Istnieje także możliwość aktywowania usługi na miesiąc za darmo: do wykorzystania jest wówczas pakiet 50 stron.

1. Usługa licencjonowana jest na liczbę stron do przesłania. 
2. Można wypróbować usługę i aktywować ją na 1 miesiąc bezpłatnie – w pakiecie jest darmowa paczka licząca 50 stron.
3. Usługa sprzedawana jest w pakietach stron z określonym okresem ważności (1, 3 lub 12 miesięcy).
4. Po wykorzystaniu całego pakietu nie będzie już możliwe dodawanie nowych dokumentów ani nowych plików do istniejących dokumentów. Możliwy będzie jednak dostęp do usługi i praca na dokumentach, które znajdują się w systemie, do czasu zakończenia aktywności usługi.
5. Usługa może być rozszerzana o pakiety stron, np. 500/1000/2000/5000/10000. 
6. Pakiety stron zostaną przyporządkowane do okresów – 1, 3 lub 12 miesięcy. 
7. Wybrany okres (1, 3 lub 12 miesięcy) określa ważność usługi od momentu zakupu wybranego pakietu stron. Jeżeli więc w trakcie trwania 12-miesięcznego pakietu dokupiony zostanie np. pakiet 1-miesięczny, którego data wygaśnięcia jest krótsza niż data większego, wcześniej kupionego pakietu, to nie wydłuża on ważności całej usługi.
8. Jeśli wykupienie kolejnego abonamentu następuje po wygaśnięciu poprzedniego, niewykorzystane strony przepadają.