Rachmistrz GT
Księga przychodów i rozchodów oraz system naliczania podatku zryczałtowanego.
(licencja elektroniczna do 30 podmiotów)
Dokumenty firmy to usługa przeznaczona dla przedsiębiorstw prowadzących własną księgowość za pomocą Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT. Umożliwia pracownikom szybką wysyłkę dokumentów do działu księgowego firmy, np. w formie plików PDF lub zdjęć. Znacząco przyspiesza także wprowadzanie ich do systemu dzięki funkcji automatycznego odczytu (OCR). Przepływ dokumentów w firmie staje się prosty i zarazem skuteczny.
Usługa pozwala przenieść pracę z dokumentami do elektronicznego świata, a ścieżkę ich obiegu dostosować do potrzeb i specyfiki danej firmy. Dokumenty księgowe mogą być wysyłane bezpośrednio do Rachmistrza lub Rewizora albo przekazywane do osoby odpowiedzialnej za obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.
Dokumenty firmy to usługa przeznaczona dla przedsiębiorstw prowadzących własną księgowość za pomocą Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT. Umożliwia pracownikom szybką wysyłkę dokumentów do działu księgowego firmy, np. w formie plików PDF lub zdjęć. Znacząco przyspiesza także wprowadzanie ich do systemu dzięki funkcji automatycznego odczytu (OCR). Przepływ dokumentów w firmie staje się prosty i zarazem skuteczny.
Usługa pozwala przenieść pracę z dokumentami do elektronicznego świata, a ścieżkę ich obiegu dostosować do potrzeb i specyfiki danej firmy. Dokumenty księgowe mogą być wysyłane bezpośrednio do Rachmistrza lub Rewizora albo przekazywane do osoby odpowiedzialnej za obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.
Do wyboru są trzy sposoby pracy z dokumentami:
Wybór sposobu pracy nie jest ostateczny. Można go zmienić w dowolnym momencie, co pozwala na odzwierciedlenie zmian w operowaniu dokumentami w ramach przedsiębiorstwa. W zależności od wybranego sposobu pracy, Dokumenty firmy dają inne możliwości.
Ten sposób pracy służy do bezpośredniego przesyłania dokumentów do programu księgowego: w formie plików PDF lub zdjęć. To najprostszy scenariusz, polegający na zdalnym dostarczaniu ich do księgowości oraz automatycznym odczytywaniu treści.
Pracownik, po zalogowaniu do usługi, ma dostęp do wysłanych dokumentów oraz możliwość dodania kolejnego. Podczas przekazywania istnieje możliwość dodania opisu. Następnie dokument zostaje wysłany do programu księgowego. Dopóki nie zostanie odebrany, można łatwo zmienić jego opis lub go usunąć, np. w razie pomyłki.
Ta opcja sprawdza się przede wszystkim w sytuacji, gdy przedsiębiorstwu zależy na błyskawicznym dostarczaniu dokumentów do księgowości, ale istnieje konieczność ich wcześniejszej weryfikacji/akceptacji. Należy wówczas wskazać użytkowników, którzy będą mogli jej dokonać.
Po wejściu w dostarczony dokument do wyboru są dwie opcje: zaakceptować i automatycznie wysłać go do programu księgowego lub odrzucić, co jest równoznaczne z usunięciem.
Sposób pozwalający na stworzenie własnej, elastycznej ścieżki przekazywania dokumentów wewnątrz firmy. Sprawdza się przede wszystkim w przypadku bardziej skomplikowanych procesów i zapewnia efektywny obieg dokumentów księgowych.
Załóżmy, że pracownik musiał oddać służbowy samochód do naprawy. Obieg dokumentu mógłby w takiej sytuacji wyglądać następująco:
1. Pracownik przesyła firmie fakturę za naprawę samochodu.
2. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie dokumentami, po otrzymaniu i analizie faktury, przekazuje ją z powrotem do pracownika z prośbą o doprecyzowanie, o który samochód chodzi.
3. Pracownik opisuje dokument, podając konkretne dane, jak np. tablica rejestracyjna naprawionego pojazdu.
4. Osoba odpowiedzialna za przepływ dokumentów weryfikuje poprawność merytoryczną dodanego przez pracownika opisu, a następnie przekazuje go do akceptacji dyrektora z własnym komentarzem, np. „szczegóły w opisie”.
5. Dyrektor zapoznaje się z opisem i jeśli wszystko się zgadza, akceptuje wydatek.
6. Osoba odpowiedzialna za obieg otrzymuje zaakceptowaną przez dyrektora fakturę i przekazuje ją do księgowości.
7. Księgowa wprowadza dokument do programu księgowego.
Jak widać na powyższym przykładzie, odpowiedzialny za przepływ pracownik może przeanalizować oraz dokonać kwalifikacji otrzymanych dokumentów, a następnie błyskawicznie przekazać je do odpowiednich osób w celu dokonania dalszych działań (np. uzupełnienia opisu czy sprawdzenia poprawności merytorycznej) lub akceptacji (np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego firmy).
Obieg można zakończyć poprzez wysłanie dokumentów do programu księgowego albo zamknąć go na poziomie usługi. Ta druga opcja dotyczy dokumentów, które nie wymagają dodatkowych czynności księgowych, jak np. faktura pro forma. W każdej chwili można także obejrzeć historię obiegu i przeanalizować, kiedy i do kogo trafił dany dokument oraz jaka było jego dalsza droga.
Usługa pozwala m.in.
Firmy korzystające z Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT mogą kupić Dokumenty firmy na 1, 3 lub 12 miesięcy. Usługa objęta jest dodatkowym abonamentem – odrębnym od Abonamentu do użytkowanego programu.
Istnieje także możliwość aktywowania usługi na miesiąc za darmo: do wykorzystania jest wówczas pakiet 50 stron.
wielkość pakietu (liczba stron) |
1 miesiąc |
3 miesiące |
12 miesięcy |
---|---|---|---|
500 | 99 | - | - |
1000 |
189 |
249 | 299 |
2000 | 299 | 349 |
499 |
5000 | 499 |
599 |
699 |
10000 |
- |
999 | 1199 |
Zobacz także
Księga przychodów i rozchodów oraz system naliczania podatku zryczałtowanego.
(licencja elektroniczna do 30 podmiotów)
System finansowo-księgowy ułatwiający prowadzenie pełnej księgowości.
Licencja na nieograniczoną liczbę stanowisk i 15 podmiotów gospodarczych
licencja elektroniczna
Rozbudowana wersja systemu finansowo-księgowego zawierająca wiele ponadstandardowych rozwiązań.
Licencja na nieograniczoną liczbę stanowisk i 10 podmiotów gospodarczych dla biur rachunkowych
(licencja elektroniczna)
Rozszerzona wersja systemu do obsługi uproszczonej księgowości, wzbogacona o dodatkowe rozwiązania.
(licencja elektroniczna)
Portal Biura to wygodna aplikacja webowa będąca miejscem kontaktu klienta z biurem rachunkowym. System jest w pełni zintegrowany z programami księgowymi wykorzystywanymi w biurach rachunkowych: Rewizorem nexo, Rewizorem GT, Rachmistrzem nexo i Rachmistrzem GT.